TU Graz – Institut für Städtebau; Job 1450/2024/7625 Office Management / Institutssekretariat, Vollzeit, unbefristet

Technische Universität Graz, Institut für Städtebau
| ab: 16/05/2024

Am Institut für Städtebau der Technischen Universität Graz ist die Stelle einer Office Managerin im Sekretariat zum ehestmöglichen Eintritt zu besetzen; Vollzeit/unbefristet (m/w/d)

Ihre Aufgaben:

  • Allgemeine administrative und organisatorische Tätigkeiten (Korrespondenz in Deutsch und Englisch, Postbearbeitung, Bibliotheks-, Inventar-, Studierenden-, Personalverwaltung etc.)
  • Unterstützung der Institutsleitung bei administrativen Aufgaben im Sekretariat (z.B. Terminkoordination, Vorbereitung und Planung von Sitzungen und Institutsmeetings, Mitarbeit bei Erhebungen und Statistiken etc.)
  • Finanzadministration im Global- und Drittmittelbereich (u.a. Angebotsverwaltung, Bestellwesen, Rechnungslegung, Kostenstellenverwaltung etc.)
  • Planung, Abrechnung und Evidenz von Dienstreisen und Exkursionen
  • Administrative und organisatorische Unterstützung bei Forschungsprojekten (z.B. Unterstützung bei der Budgetplanung und Abwicklung interner sowie externer Prozesse, Korrespondenz mit Forschungspartner*innen, Erhebungen zu Halbjahres- und Jahresabschluss, etc.)
  • Betreuung und Administration in der Lehre (z.B. Studien- und Prüfungsadministration, administrative Unterstützung bei Lehrveranstaltungen (u.a. Terminkoordination, Raumbuchungen, Anmeldeverwaltung, etc.)
  • Betreuung und Beratung von Studierenden, Mitarbeiter*innen, externen Lehrenden und Gästen
  • Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen und Events

Profil

Aufnahmebedingungen

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbarer Abschluss (Lehrabschluss, Fachschule) oder facheinschlägige Ausbildung mit administrativer Berufserfahrung

Gewünschte Qualifikationen

  • Matura mit wirtschaftlichem Schwerpunkt wünschenswert (z.B. HAK, HLW)
  • Hohes Maß an Selbstständigkeit, Genauigkeit und Verlässlichkeit
  • Teamfähigkeit und Kommunikationsfähigkeit
  • Freude an der Arbeit in einem universitären/wissenschaftlichen Umfeld
  • Interesse an der Arbeit des Instituts
  • Ausgezeichnete Deutschkenntnisse, sehr gute Englischkenntnisse auf Maturaniveau in Wort und Schrift
  • Gute EDV Kenntnisse (MS Office)
  • Serviceorientiertes und freundliches Auftreten

Wir bieten:

  • Abwechslungsreicher Aufgabenbereich
  • Kollegial-freundschaftliches Arbeitsklima
  • Flexible Arbeitszeitgestaltung (inkl. bezahlte Mittagspause – je nach Stundenausmaß)
  • Internationale Weiterbildungsmöglichkeiten und Lehraufenthalte
  • Gütesiegel für innerbetriebliche Frauenförderung
  • Familienfreundlichster Betrieb der Steiermark 2018
  • Öffi-Zuschuss
  • Universitätssportprogramm
  • Einkaufsvergünstigungen
  • Betriebliches Gesundheitsmanagement
  • Zugang zu den neuesten Technologien
  • Umfangreiche Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten
  • Sicheres und stabiles Arbeitsumfeld
  • Zusatzpensionskasse

Organisationseinheit

Das Institut für Städtebau der TU Graz ist eine führende Institution im deutschsprachigen Raum im zeitgenössischen Städtebau, der sich am öffentlichen Raum und der sozio-ökologischen Transformation des (städtischen und ländlichen) Siedlungsraums orientiert. Wir befassen uns mit Strategien für nachhaltige Entwicklungen, die Wechselbeziehungen zwischen dem Territorium und einzelnen Orten miteinbeziehen, stärken und nutzen. In diesem Kontext beschäftigen wir uns mit wachsender Ungleichheit und sozialen Konflikten, die durch eine „nicht-integrative“ Stadtgestaltung verschärft werden. Um diese Konflikte zu vermeiden, setzen wir in Lehre und Forschung auf integrative Praktiken der Raumtransformation. Das Institut für Städtebau legt besonderen Wert auf interdisziplinäre und interinstitutionelle Zusammenarbeit mit Akteur*innen aus Forschung, Verwaltung, Politik, Wirtschaft sowie Vereinen und Interessensvertretungen. Dies ermöglicht die Integration von Themen wie Nachhaltigkeit und Ökologie, Soziologie, Energie-Effizienz, Ressourcenmanagement, Technologien und Soziologie in die städtebauliche Gestaltung. Die Beschäftigung mit all diesen Themen verfolgt das Ziel, die Qualität des Raumes für dessen Nutzer*innen zu verbessern.

Die TU Graz ist die traditionsreichste technisch-naturwissenschaftliche Forschungs- und Bildungsinstitution in Österreich und zählt zu einer der größten Arbeitgeber*innen der Region mit rund 3.500 Mitarbeiter*innen. In ihren fünf Stärkefeldern, den Fields of Expertise, erbringt die TU Graz internationale Spitzenleistungen und setzt auf intensive Zusammenarbeit mit anderen Forschungs- und Bildungseinrichtungen sowie mit Wirtschaft und Industrie weltweit. In der europäischen Hochschullandschaft steht die TU Graz verstärkt im Wettbewerb um die besten Köpfe und Ressourcen.

Wir sind ein dynamische Team und freuen uns auf Ihre Bewerbung bis spätesten 10.04.2024 bitte ausschließlich über das Jobportal der TU Graz (jobs.tugraz.at) über diesen link:

https://personal.tugraz.at/#/job-procedures/record/c68a16ad-14c9-710a-621a-65b2130d3265/applicants/list

 

gesetzliche verpflichtende gehaltsangabe: Wir bieten ein Jahresbruttogehalt auf Basis Vollzeit von mindestens € 34.441,40. Eine Überzahlung je nach Qualifikation und Erfahrung ist möglich.

Technische Universität Graz, Institut für Städtebau
Rechbauerstraße 12/II, 8010 Graz
Technische Universität Graz, Univ.-Prof. BDA DiplArch. Petra Petersson, Dekanin der Fakultät für Architektur, Rechbauerstraße 12/1 KG, 8010 Graz
dekarch@tugraz.at
00433168736100

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